Les entreprises sont soumises à de nombreuses obligations légales qui encadrent leur activité et leur fonctionnement. Au nombre de celles-ci figurent les obligations comptables. Pas très connues de tous les entrepreneurs, elles revêtent néanmoins une importance capitale.
Diversifiées, elles varient d’une entreprise à une autre, et leur inobservance entraîne de nombreuses sanctions. Revisitons dans ce billet quelles sont les obligations comptables et l’essentiel à connaître sur elles.
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Tenue et mise à jour des livres comptables
Toutes les entreprises sont obligées de tenir une comptabilité claire et à jour. Pour cela, elles sont astreintes à la tenue de certains livres comptables qu’elles doivent remplir comme il se doit. Les livres comptables se déclinent en plusieurs formes. On distingue notamment le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire.
Le livre journal recense chronologiquement toutes les opérations de l’entreprise de façon journalière. Chaque opération enregistrée doit y être détaillée. Il est important de le remplir progressivement à chaque moment pour éviter les oublis, les erreurs et le tenir à jour.
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Le grand livre quant à lui sert à recenser les opérations de l’entreprise en les classant suivant le plan comptable. Le livre d’inventaire permet pour sa part de conserver l’inventaire de chaque année. Il s’agit d’un bilan de l’état financier de l’entreprise au regard de ses actifs et son passif.
L’établissement des comptes annuels obligatoires
En marge de la tenue des documents comptables, l’entreprise doit réaliser des comptes de son activité chaque année. Cette obligation est fixée par le code de commerce. Des règles claires et précises sont fixées pour l’établissement des comptes annuels obligatoires. Ces derniers se déclinent en trois éléments. On distingue notamment le bilan, le compte de résultat et l’annexe.
Le bilan représente le point de la situation de l’entreprise au moment des comptes. Il se présente sous forme de tableau et recense les éléments actifs et passifs de la société.
Le compte de résultat est quant à lui une évaluation des profits réalisés par l’entreprise. Il répertorie toutes les charges de l’entreprise. Ces dernières sont ensuite soustraites du profit réalisé durant l’année pour déterminer la présence d’un bénéfice ou d’un déficit.
L’annexe représente les commentaires et justificatifs des éléments présentés sur le bilan et le compte de résultat. Il permet de clarifier les comptes annuels et de faciliter leur lecture.
Lorsque les comptes annuels sont établis, ils sont soumis aux associés lors d’une assemblée générale. Lorsqu’ils sont validés, ils sont déposés au greffe du tribunal de commerce compétent dans un délai de 7 mois au plus.
La conservation des documents et justificatifs comptables
La dernière obligation comptable des entreprises concerne la conservation des documents. Les documents produits dans le cadre de l’activité comptables des sociétés doivent être gardées. Elles peuvent être conservées de façon physique ou numérique. Ils serviront à justifier ou à prouver l’activité de l’entreprise au besoin.
Les documents et les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans avant d’être détruits. Passé ce délai, les traces numériques peuvent être supprimées et les documents physiques détruits à la déchiqueteuse.
La déclaration fiscale annuelle : obligations et échéances
En plus de la tenue d’une comptabilité régulière, toute entreprise doit aussi effectuer une déclaration fiscale annuelle. Cette dernière est obligatoire et doit être réalisée avant le 31 mai de chaque année, sauf exception. Elle permet à l’administration fiscale de vérifier que toutes les obligations fiscales ont bien été respectées.
La déclaration fiscale annuelle concerne plusieurs éléments qui doivent être renseignés avec précision. Tout d’abord, il y a la déclaration du chiffre d’affaires annuel qui doit figurer sur cette déclaration. Ce dernier est utilisé pour calculer les différentes taxes que l’entreprise doit payer.
Viennent ensuite les charges déductibles, telles que les frais liés aux salaires des employés ou encore les dépenses en matériel informatique, par exemple. Pensez à bien garder tous ces justificatifs afin d’éviter tout problème lors du contrôle fiscal.
Il ne faut pas oublier non plus la déduction forfaitaire concernant l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel ou encore les frais kilométriques engagés dans le cadre professionnel.
Le non-respect des obligations légales peut entraîner divers problèmes, notamment financiers pour l’entreprise, comme un redressement fiscal pouvant aller jusqu’à la fermeture administrative en cas de récidive et/ou si elle est due à une volonté manifeste de frauder le fisc.
Les sanctions en cas de non-respect des obligations comptables
Le non-respect des obligations comptables peut avoir de graves conséquences pour une entreprise. En effet, ces dernières peuvent se voir infliger des sanctions par l’administration fiscale.
La nature et le montant de ces sanctions varient en fonction de la gravité du non-respect des obligations légales.
En cas d’omission ou d’inexactitude dans les déclarations fiscales, l’entreprise peut être condamnée à payer une pénalité financière, qui est calculée sur le chiffre d’affaires hors taxes figurant sur la déclaration rectificative. Cette pénalité s’ajoutera aux impôts dus.
Si l’on manque un document essentiel tel qu’une facture ou un bordereau de paiement, cela pourrait entraîner une sanction plus importante. Dans ce cas précis, on parlera alors d’un défaut de conservation des documents comptables. Les entreprises concernées peuvent encourir une amende pouvant aller jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires hors taxes ainsi que divers autres types de sanctions disciplinaires comme la suspension temporaire ou même permanente d’exercice.
C’est pourquoi il faut bien respecter les obligations légales en matière comptable et notamment celles liées à la tenue et à la conservation des documents comptables indispensables lors du contrôle fiscal.
